Changer le Brief : retour sur une journée pour penser la manière de faire des événements

Dans un contexte de transition écologique et sociétale, de tensions économiques et d’évolution des usages, la filière événementielle est appelée à transformer ses pratiques. À Nantes et Saint-Nazaire, où se tiennent plus de 1.000 événements professionnels chaque année, cet enjeu concerne l’ensemble de l’écosystème : organisateurs, agences, lieux, prestataires et institutions.

Repenser l’événement dès sa conception

Et si la transformation de l’événementiel commençait avant même le choix du lieu ou du programme ? C’est l’une des convictions portées par la journée « Changer le Brief ». Au-delà des solutions techniques, la responsabilité d’un événement se joue dès la définition de ses objectifs.

Pourquoi organiser cet événement ? À quels publics s’adresse-t-il ? Quel impact souhaite-t-on produire ? Ces questions structurent le brief rédigé par un organisateur d’événement, une entreprise qui souhaite organiser son séminaire. C’est de ce brief que l’agence événementielle, le traiteur, le prestataire technique vont déterminer le format, la jauge, le budget, les délais et les moyens mobilisés. Intégrer les enjeux environnementaux et sociaux dès cette étape permet d’agir à la source, plutôt que de chercher à corriger les impacts une fois le projet lancé.

Conférences, ateliers pratiques, mini-formations et retours d’expérience ont rythmé cette première édition, avec une ambition : donner aux professionnels des clés concrètes pour faire évoluer leurs pratiques.

Des solutions concrètes pour passer à l’action

Réemploi des décors et des matériaux, réduction des déchets, mobilité des participants, restauration responsable, mesure de l’impact… Les échanges ont exploré de nombreux leviers pour limiter l’empreinte des événements. La lutte contre le gaspillage alimentaire a illustré l’importance de l’action collective : en France, un événement de 100 personnes peut générer en moyenne 14 kg de restes alimentaires.

A travers une douzaine d’ateliers et de mini-formations, les participants ont abordé des enjeux plus larges, comme l’inclusion, l’adaptation aux aléas climatiques, la santé mentale dans les métiers de l’événementiel, l’économie circulaire ou encore les usages de l’intelligence artificielle générative.

 » Changer le brief, c’est intégrer dès le départ les enjeux environnementaux, l’inclusion et les nouvelles attentes des publics pour imaginer de meilleures expériences. Je porte une conviction nourrie par Paris 2024 : l’anticipation et l’audace permettent de faire évoluer les pratiques. L’avenir de l’événementiel se construit ainsi, collectivement, en associant l’émotion du rassemblement à une utilité qui dure », explique Marie Barsacq, directrice générale de Paris Entertainment Company, au pilotage de l’impact sur les JO de Paris 2024.

Mesurer la réussite d’un événement par son impact sur son territoire

Changer le Brief invite aussi à élargir la définition de la réussite d’un événement. La fréquentation et la qualité de l’expérience ne suffisent plus : un événement se mesure aussi à ce qu’il produit dans la durée, pour les participants, les organisations et les territoires.

« La réussite d’un événement ne se mesure pas seulement à ce qui se passe pendant quelques heures ou quelques jours. Elle se mesure aussi à ce qu’il déclenche ensuite », souligne Geneviève Leclerc, cofondatrice et CEO de MEET4IMPACT. Une notion d' »héritage »auquel travaille actuellement les acteurs du territoire nantais.

Cette vision rejoint l’ambition de Nantes de  » devenir une destination de référence du tourisme professionnel durable, en cultivant ce qui fait sa singularité, ses valeurs et sa manière propre d’accueillir« , comme le rappelle Franckie Trichet, vice-président en charge du tourisme. L’événementiel devient ici un levier de transformation territoriale, capable de créer des liens, de faire circuler les connaissances et de faire émerger des réponses collectives.

« Personne ne peut changer seul, puisque chaque choix a des conséquences sur les autres maillons de la chaîne. L’objectif est que chacun reparte en ayant identifié ce qu’il peut changer à son niveau, sans attendre que les autres commencent. », aime à souligner Olivier Le Floch, directeur du Bureau des Congrès de Nantes Saint-Nazaire.

Avec cette première édition, Changer le Brief entend faire de la responsabilité un réflexe partagé, dès la conception des événements. Une dynamique collective pour inventer, à Nantes et Saint-Nazaire, un événementiel plus durable, plus inclusif et porteur d’un impact qui se prolonge bien après le jour J.