Comment organiser un événement responsable : les conseils des experts

1. Commencer par interroger l’utilité et le format de l’événement

Avant de choisir un lieu ou un prestataire, il convient de préciser la finalité du rendez-vous : pourquoi réunir les participants, quels résultats en attendre et le déplacement de chacun est-il réellement pertinent ? « Il faut se poser la question de l’utilité d’assister à l’événement pour la personne qui vient » souligne Rose-May Lucotte, fondatrice de l’événement ChangeNow. Et de poursuivre : « il faut aussi travailler l’ingénierie des rencontres pour que ce soient les bonnes connexions qui se fassent ». Caroline Mignon, directrice de l’association Acteurs du Tourisme Durable, invite aussi à faire « un pas de côté pour s’interroger sur l’utilité, la manière dont on fait les choses » et sur l’héritage laissé par l’événement.

2. Inscrire les engagements environnementaux et sociaux dès le brief

Les objectifs doivent être formulés au départ, partagés avec les achats, la communication, les équipes RSE et les prestataires, puis maintenus pendant toute la production. Aurore Deliancourt, chief impact officer de l’agence Auditoire, recommande de « se battre pour avoir une charte RSE » et rappelle que, sans attente explicite, le sujet risque d’être oublié. Valentine Smets, directrice de la communication de la Caisse d’Épargne Bretagne Pays de Loire, confirme « l’importance d’établir nos besoins dès le départ, dans le brief » et de « se poser toutes les questions dès l’amont » pour conserver une ligne directrice claire avec toutes les parties prenantes.

3. Associer très tôt les compétences techniques

Une ambition responsable ne peut être réaliste que si sa faisabilité, sa conformité, son calendrier et ses besoins humains sont examinés en amont. Samuel Brouillet, gérant de Zebulon Régie, estime que le prestataire doit « idéalement être là dès le départ. » Sollicitée trop tard, elle peut découvrir des « angles morts » concernant les budgets de conformité, les plannings des équipes ou le choix des prestataires.

4. Faire de la mobilité durable un critère central

Le transport des participants constitue un enjeu majeur du bilan carbone d’un événement, à traiter avant même le choix définitif du lieu. En effet, la mobilité représente souvent « la plus grosse proportion dans le bilan des émissions de gaz à effet de serre du tourisme », souligne Caroline Mignon, directrice de l’association Acteurs du Tourisme Durable. Il faut donc favoriser l’accessibilité en transports en commun, le covoiturage et les solutions de transport bas-carbone et, lorsque l’offre disponible ne permet pas d’atteindre l’idéal, rechercher le meilleur compromis. Par exemple, pour transporter les 2 300 collaborateurs de la Caisse d’Épargne Bretagne Pays de Loire lors d’un séminaire, des bus ont été utilisés et tous devaient être remplis afin d’en limiter l’impact. Valentine Smets, directrice de la communication de la Caisse d’Épargne Bretagne Pays de Loire, précise avoir « maximisé le taux de remplissage de nos véhicules pour minimiser quand même l’empreinte carbone ».

5. Intégrer les choix responsables au budget global

Le bilan carbone de l’événement, le réemploi, la réduction des déchets ou la valorisation des matériaux ne doivent pas apparaître comme des options faciles à supprimer. Valentine Smets explique que ces dépenses ne sont désormais « plus une ligne à part mais font partie du forfait global de production de l’événement ». Cette approche d’éco-conception événementielle oblige à arbitrer autrement, par exemple en renonçant à la moquette ou à certains matériaux. Et au final, « lorsque l’expérience événementielle est repensée dans son ensemble, ce n’est pas forcément plus cher. »

6. Concevoir une scénographie écoresponsable et organiser la seconde vie des matériaux

La scénographie et les aménagements doivent être conçus pour limiter les ressources utilisées, éviter le jetable, favoriser le réemploi et identifier en amont les filières de valorisation. Aurore Deliancourt cite un projet pour lequel l’agence a préféré « trouver les valoristes pour revaloriser vraiment une grande partie du décor plutôt que tout jeter à la benne ». Et souvent, le temps joue contre les organisateurs. D’où l’important d’anticiper pour inscrire l’économie circulaire au cœur de l’organisation de l’événement et éviter des décisions tardives qui alourdissent l’impact du décor.

7. Privilégier la coopération et mesurer autrement la réussite

La responsabilité ne repose ni sur le seul client ni sur le seul prestataire. « La responsabilité ne se délègue pas. Tout le monde a une part de responsabilité », affirme Aurore Deliancourt. Le dirigeant doit créer un dialogue qui permette à chacun de proposer des améliorations et rendre visibles les efforts accomplis. Enfin, l’évaluation ne peut se limiter au budget ou au nombre de participants : Caroline Mignon appelle à mesurer la performance « au prisme d’enjeux sociaux, environnementaux et de gouvernance ». C’est cette évolution des critères de réussite qui permettra de transformer durablement les pratiques événementielles.

Crédit photo © Jérémy Jéhanin